2018年9月1日

黒子?縁の下のチカラ持ち?秘書の仕事とは?

トップをサポートすることが秘書の仕事

秘書の仕事は企業のトップである社長や役員、医師、弁護士などにつき、トップが業務に集中できるよう影でサポートすることです。具体的な仕事は、スケジュール管理、会議やイベントの準備、社内外とのやり取りといった業務が広範囲に渡ります。業務に関わる情報収集や書類作成といった仕事はもちろん、トップが仕事をしやすい環境にすることも仕事のひとつです。

仕事の上で必要な資格は?

秘書に必須の能力が問われる秘書技能検定のようなものがありますが、資格がなければ秘書になれないわけではありません。資格を持っていれば知識を備えているというアピールになります。情報収集を行なったり、社内外の人とメールで連絡を取り合ったりするので文書作成業務も多いです。パソコンスキルは最低限必要になります。仕事によっては、語学力が必要になる場合もあるので、TOEICや英検などを取得しておくことで選ばれる可能性もあります。業務上、代筆をする機会があるので、毛筆書写検定や硬筆書写検定を取得しておくのもいいでしょう。

秘書の仕事に向いているのはこんな人

細部まで気配りができ、臨機応変に対応できる柔軟さを持っている人、タスク管理ができる人は向いているでしょう。秘書という仕事は、あくまで上司が業務をしやすくするためにサポートをすることです。自分本位ではなく相手がなにを求めているのか、常に先回りした考え方をもち、相手を思いやることのできる人が向いているといえるでしょう。

派遣社員で秘書として働く

秘書は正社員ではないと仕事に就けないイメージがありますが、実際は派遣社員として秘書のお仕事をしている人が多数います。契約期間はさまざまで、長期で働けるところもあれば、繁忙期だけの数ヶ月や半年といった期間限定で働くかたちになります。

秘書の派遣を利用することで、簡単な雑務やスケジュール管理を任せることができます。その分、仕事に集中することができ時間を効率的に使うことができます。